eSZOK Blog

Funkcja automatycznego tłumaczenia w Pulpicie Klienta

Pulpit Klienta oferuje unikalną funkcję tłumaczenia treści systemu na 30 języków obcych, umożliwiając łatwą i szybka adaptację platformy do różnych rynków. Dzięki integracji z narzędziem tłumaczeniowym, użytkownicy mogą automatycznie przekładać całą zawartość strony na wybrany język, co jest niezwykle pomocne w przypadku współpracy z klientami zagranicznymi.

Zalety automatycznego tłumaczenia

1. Dostępność w wielu językach – Dzięki automatycznemu tłumaczeniu na 30 języków, użytkownicy systemu mogą dostosować Pulpit Klienta do swoich potrzeb, korzystając z platformy w języku, który najlepiej odpowiada ich wymaganiom. Funkcja ta jest idealna dla firm współpracujących z klientami z różnych krajów.
2. Łatwość w zarządzaniu międzynarodową obsługą – Biura rachunkowe, które obsługują klientów z różnych krajów, mogą korzystać z systemu w języku obcym, co zapewnia płynniejszą i bardziej efektywną komunikację. Tłumaczenie treści pozwala uniknąć nieporozumień i błędów wynikających z różnic językowych.
3. Oszczędność czasu – Automatyczne tłumaczenie za pomocą narzędzi takich jak Google Translator pozwala zaoszczędzić czas, który normalnie trzeba by poświęcić na ręczne tłumaczenie treści. Użytkownicy mogą natychmiast uzyskać tłumaczenie dokumentów, faktur i innych danych.
4. Kompleksowe wsparcie dla globalnych firm – W przypadku biur rachunkowych obsługujących dużą liczbę zagranicznych klientów, możliwość automatycznego tłumaczenia jest kluczowa. Ułatwia to zrozumienie raportów finansowych, faktur czy deklaracji podatkowych, które muszą być zgodne z lokalnymi wymaganiami prawnymi.

Jak działa funkcja tłumaczenia?

Funkcja automatycznego tłumaczenia jest bardzo łatwa w obsłudze. Aby przetłumaczyć treść na wybrany język, użytkownik musi jedynie kliknąć ikonę tłumaczenia, która pojawia się w górnym pasku menu Pulpitu Klienta. Po kliknięciu, system wyświetli listę dostępnych języków, a użytkownik może wybrać ten, który najlepiej odpowiada jego potrzebom.

Tłumaczenie odbywa się automatycznie i obejmuje wszystkie teksty wyświetlane w systemie, takie jak instrukcje, powiadomienia, dane finansowe czy opisy dokumentów. Dzięki temu biura rachunkowe mogą szybko i łatwo dostosować system do potrzeb międzynarodowych klientów.

Korzyści dla biura rachunkowego

• Zwiększenie efektywności pracy – Biura rachunkowe obsługujące zagranicznych klientów zyskują narzędzie, które pozwala na szybkie tłumaczenie dokumentów bez potrzeby angażowania tłumaczy zewnętrznych. Dzięki temu cały proces staje się bardziej efektywny i oszczędza czas.
• Lepsza obsługa międzynarodowych klientów – Automatyczne tłumaczenie pomaga zapewnić lepszą jakość obsługi, umożliwiając klientom zagranicznym pełne zrozumienie dokumentów finansowych, deklaracji czy faktur, co z kolei wpływa na pozytywne doświadczenie współpracy.
• Profesjonalizm i wszechstronność – Dzięki wsparciu wielu języków, biuro rachunkowe może działać na rynku międzynarodowym z większym poczuciem profesjonalizmu. Tłumaczenie dokumentów na język klienta sprawia, że współpraca staje się prostsza, a biuro rachunkowe nabiera większej elastyczności w zarządzaniu międzynarodowymi zleceniami.

Podsumowanie

Funkcja automatycznego tłumaczenia w Pulpicie Klienta to doskonałe narzędzie dla biur rachunkowych obsługujących międzynarodowych klientów. Dzięki możliwości tłumaczenia treści na 30 języków, system staje się bardziej dostępny i przyjazny dla użytkowników z różnych krajów. To innowacyjne rozwiązanie pozwala na łatwą i efektywną obsługę klientów zagranicznych, zwiększając komfort pracy i komunikacji. Biura rachunkowe, które korzystają z tej funkcji, mogą liczyć na szybsze i bardziej płynne zarządzanie międzynarodowymi obowiązkami podatkowymi i finansowymi.

Czym jest integracja z Przelewy24?

Integracja Pulpitu Klienta z Przelewy24 pozwala na bezpośrednie połączenie systemu zarządzania dokumentami i płatnościami z platformą umożliwiającą przeprowadzanie transakcji online. Dzięki tej funkcji, biura rachunkowe mogą umożliwić swoim klientom szybkie opłacanie faktur, deklaracji i innych dokumentów, co oszczędza czas i eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych płatności.

Korzyści z integracji Pulpitu Klienta z Przelewy24

1. Bezproblemowe płatności online – Dzięki integracji z Przelewy24, użytkownicy Pulpitu Klienta mogą w prosty sposób realizować płatności bezpośrednio ze swojego konta. Klient biura rachunkowego nie musi opuszczać systemu, aby dokonać przelewu. Cały proces odbywa się w obrębie jednej platformy, co zwiększa wygodę i oszczędza czas.
2. Szeroki wybór metod płatności – Przelewy24 to jeden z najpopularniejszych systemów płatniczych w Polsce, oferujący szeroki wybór metod płatności, takich jak przelewy bankowe, płatności kartą kredytową, BLIK, a także płatności ratalne. Dzięki integracji z Przelewy24, klienci biura rachunkowego mogą wybierać najdogodniejszą dla siebie metodę płatności, co zwiększa komfort i zadowolenie z usług biura.
3. Automatyczne księgowanie płatności – Integracja z Przelewy24 umożliwia automatyczne księgowanie płatności w systemie eSZOK BR. Po dokonaniu płatności, system automatycznie przypisuje ją do odpowiedniej faktury lub dokumentu, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych płatności i zmniejsza ryzyko błędów.
4. Bezpieczeństwo transakcji – Platforma Przelewy24 zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa transakcji, wykorzystując szyfrowanie SSL oraz inne technologie ochrony danych. Dzięki temu biura rachunkowe mogą mieć pewność, że wszystkie płatności dokonywane przez ich klientów są bezpieczne i zgodne z obowiązującymi regulacjami.
5. Śledzenie statusu płatności – Dzięki integracji, biura rachunkowe mają pełną kontrolę nad statusem płatności. Mogą na bieżąco śledzić, które faktury zostały opłacone, a które oczekują na zapłatę. Tego typu funkcjonalność pozwala na łatwiejsze zarządzanie rozrachunkami i zapewnia szybszą reakcję w przypadku opóźnionych płatności.

Jak działa integracja z Przelewy24 w Pulpicie Klienta?

Integracja Pulpitu Klienta z Przelewy24 jest łatwa do skonfigurowania. Biuro rachunkowe musi jedynie połączyć swój system z platformą Przelewy24, co można zrobić za pomocą prostych ustawień w panelu administracyjnym systemu eSZOK BR. Po zakończeniu procesu konfiguracji, użytkownicy Pulpitu Klienta będą mogli oferować swoim klientom wygodne opcje płatności online.>

Korzyści dla biura rachunkowego

1. Zwiększenie efektywności – Automatyczne księgowanie płatności oraz łatwe śledzenie statusu transakcji pozwala biurom rachunkowym zaoszczędzić czas, który wcześniej musieli poświęcać na ręczne wprowadzanie danych płatności.
2. Profesjonalna obsługa klientów – Oferowanie szybkich i bezpiecznych metod płatności online to atut, który poprawia jakość obsługi klienta. Klienci docenią możliwość dokonywania płatności w prosty sposób, co zwiększa ich satysfakcję z usług biura rachunkowego.
3. Zmniejszenie liczby opóźnionych płatności – Szybki dostęp do płatności online zwiększa szanse na terminowe uregulowanie zobowiązań przez klientów. Ponadto, automatyczne przypomnienia o płatnościach pomagają zminimalizować liczbę opóźnionych transakcji.

Podsumowanie

Integracja Pulpitu Klienta z Przelewy24 to funkcjonalność, która znacząco poprawia komfort pracy biur rachunkowych oraz ich klientów. Dzięki niej biura rachunkowe mogą oferować szybkie, bezpieczne i wygodne metody płatności, co zwiększa efektywność ich pracy i zadowolenie klientów. Integracja z Przelewy24 to rozwiązanie, które z pewnością przyniesie korzyści zarówno w zakresie płatności, jak i w obiegu dokumentów finansowych.

Funkcjonalność systemu ogłoszeń

System ogłoszeń w eSZOK pozwala biurom rachunkowym na łatwe dodawanie informacji, które mogą być ważne zarówno dla pracowników, jak i dla klientów biura. Te ogłoszenia mogą dotyczyć szerokiego zakresu spraw, takich jak:

1. Terminy rozliczeń – Biura rachunkowe mogą informować swoich klientów o nadchodzących terminach składania deklaracji podatkowych, płatności VAT czy PIT. Dzięki temu klienci nie muszą obawiać się, że zapomną o obowiązkach podatkowych.
2. Zmiany w przepisach – Wszelkie zmiany w przepisach dotyczących podatków, ubezpieczeń społecznych czy innych regulacji prawnych mogą być natychmiastowo przekazywane przez biuro rachunkowe. W ten sposób klienci są na bieżąco z najnowszymi wymaganiami prawnymi.
3. Ważne wydarzenia w firmie – Ogłoszenia mogą również dotyczyć ważnych wydarzeń w firmie, takich jak terminy spotkań z klientami, audyty, kontrole czy inne wydarzenia wymagające uwagi.
4. Okresy rozliczeniowe – Biura rachunkowe mogą również informować swoich klientów o zbliżających się okresach rozliczeniowych, aby ci mogli przygotować odpowiednią dokumentację na czas.

Zalety systemu ogłoszeń

1. Przypomnienia o ważnych terminach – System ogłoszeń automatycznie przypomina o nadchodzących terminach i zobowiązaniach. Dzięki temu klienci oraz pracownicy biura rachunkowego mogą uniknąć zapomnienia o istotnych datach.
2. Scentralizowane miejsce dla informacji – Wszystkie ogłoszenia dotyczące firmy i obowiązków są zgromadzone w jednym miejscu, co ułatwia dostęp do kluczowych informacji. Pracownicy biura rachunkowego i klienci nie muszą szukać różnych informacji w różnych dokumentach czy mailach – wszystko jest dostępne w systemie.
3. Zwiększona komunikacja – Dzięki systemowi ogłoszeń biuro rachunkowe może efektywnie komunikować się z klientami, informując ich na bieżąco o nowych obowiązkach, zmianach w przepisach czy innych istotnych kwestiach. To pomaga budować zaufanie i profesjonalizm w relacjach z klientami.
4. Elastyczność i personalizacja – Ogłoszenia mogą być dostosowywane do potrzeb biura rachunkowego. Użytkownicy mają możliwość dodawania ogłoszeń w różnych formach (np. tekstowych, z załącznikami), a także określania, do kogo powinny być skierowane (np. do wszystkich klientów lub tylko do wybranych firm).

Korzyści z wykorzystania systemu ogłoszeń

Wykorzystanie systemu ogłoszeń w biurach rachunkowych wiąże się z wieloma korzyściami:

1. Lepsza organizacja pracy – Dzięki automatycznym przypomnieniom o terminach i obowiązkach, biuro rachunkowe może pracować bardziej efektywnie, unikając opóźnień i pomyłek.
2. Zwiększona odpowiedzialność i rzetelność – Klienci biura rachunkowego czują się bardziej pewni, wiedząc, że biuro dba o każdy szczegół związany z ich obowiązkami podatkowymi i prawnymi. To również wzmocnienie wizerunku biura jako rzetelnego partnera.
3. Zmniejszenie ryzyka błędów – Automatyczne powiadomienia o ważnych terminach oraz stały dostęp do ogłoszeń pozwala zminimalizować ryzyko zapomnienia o obowiązkach lub pominięcia kluczowych dat.

Podsumowanie

System ogłoszeń w eSZOK BR to niezwykle pomocne narzędzie, które ułatwia biurom rachunkowym organizację pracy oraz zarządzanie terminami i obowiązkami. Dzięki tej funkcji, wszystkie ważne informacje są dostępne w jednym miejscu, a klienci oraz pracownicy biura mogą mieć pewność, że nie zapomną o żadnym istotnym obowiązku. To narzędzie, które zdecydowanie podnosi efektywność i jakość usług świadczonych przez biura rachunkowe.

Wymogi prawne dotyczące procedur AML

Zgodnie z przepisami, biura rachunkowe muszą spełniać określone standardy w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy, w tym:

• Wdrożenie procedur wewnętrznych – każda firma musi posiadać formalne zasady dotyczące identyfikacji klientów oraz monitorowania transakcji.
• Szkolenie pracowników – pracownicy biur rachunkowych muszą przejść obowiązkowe szkolenie z zakresu AML, aby umieli rozpoznać potencjalne ryzyko związane z praniem pieniędzy i wiedzieli, jak reagować w przypadku podejrzeń.
• Zgłaszanie podejrzanych transakcji – biura rachunkowe są zobowiązane do zgłaszania wszelkich transakcji, które budzą podejrzenie o pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu, do odpowiednich organów ścigania.

Funkcje Panelu Startowego

Panel startowy w systemie eSZOK BR to centralne miejsce, w którym użytkownik może na bieżąco monitorować najistotniejsze dane. Do najważniejszych funkcji należy:

1. Podgląd dokumentów – użytkownik ma wgląd w liczbę dodanych dokumentów w określonym okresie (np. w danym miesiącu), co pozwala na szybkie śledzenie postępów w obiegu dokumentów i ich przetwarzaniu.
2. Rozliczenia z biurem rachunkowym – panel umożliwia przeglądanie statusu rozliczeń z biurem rachunkowym, co jest kluczowe dla ścisłej współpracy i monitorowania wykonanych usług.
3. Badania okresowe i umowy cywilnoprawne – na panelu wyświetlane są również informacje o nadchodzących terminach badań okresowych oraz umowach cywilnoprawnych, co pozwala na ich terminowe odnawianie lub podpisywanie.

Personalizacja Panelu

Panel startowy jest w pełni konfigurowalny, co oznacza, że użytkownicy mogą samodzielnie dostosować wyświetlane informacje według własnych potrzeb. Administrator systemu może ustawić, które dane są wyświetlane na pierwszym planie, a które są ukryte. Takie rozwiązanie sprawia, że każda firma może dostosować panel do specyficznych wymagań swojego działania.

Korzyści z Używania Panelu Startowego

1. Efektywność pracy – wszystkie kluczowe informacje dostępne w jednym miejscu znacząco skracają czas potrzebny na wyszukiwanie danych.
2. Kontrola nad terminami – zintegrowane przypomnienia o ważnych datach, takich jak badania okresowe czy ważność umów, pomagają unikać opóźnień w kluczowych zadaniach.
3. Łatwy dostęp do rozliczeń – bieżący podgląd rozliczeń z biurem rachunkowym ułatwia ścisłą współpracę i kontrolowanie stanu finansów firmy.

Podsumowanie

Panel startowy systemu eSZOK BR to narzędzie, które znacząco usprawnia zarządzanie dokumentami i rozliczeniami w firmie. Jego elastyczność oraz możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb użytkownika sprawiają, że staje się on nieocenionym wsparciem w codziennej pracy z dokumentami finansowymi i kadrowymi. Dzięki niemu, przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwijaniu swojego biznesu, mając jednocześnie pełną kontrolę nad kluczowymi informacjami.

Wymogi prawne dotyczące procedur AML

Zgodnie z przepisami, biura rachunkowe muszą spełniać określone standardy w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy, w tym:

• Wdrożenie procedur wewnętrznych – każda firma musi posiadać formalne zasady dotyczące identyfikacji klientów oraz monitorowania transakcji.
• Szkolenie pracowników – pracownicy biur rachunkowych muszą przejść obowiązkowe szkolenie z zakresu AML, aby umieli rozpoznać potencjalne ryzyko związane z praniem pieniędzy i wiedzieli, jak reagować w przypadku podejrzeń.
• Zgłaszanie podejrzanych transakcji – biura rachunkowe są zobowiązane do zgłaszania wszelkich transakcji, które budzą podejrzenie o pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu, do odpowiednich organów ścigania.

Obowiązki biura rachunkowego w zakresie AML

Każde biuro rachunkowe musi posiadać procedury, które umożliwią zgodne z prawem przeprowadzenie weryfikacji klientów oraz monitorowanie wszelkich działań związanych z transakcjami. Do podstawowych obowiązków należy:

1. Identyfikacja klientów – przed podjęciem współpracy, biuro rachunkowe musi zebrać dane klienta, zwracając szczególną uwagę na osoby, które mogą być związane z ryzykownymi działalnościami.
2. Weryfikacja źródeł finansowania – biuro rachunkowe musi upewnić się, że środki finansowe pochodzą z legalnych źródeł.
3. Monitorowanie transakcji – regularne sprawdzanie transakcji, aby upewnić się, że nie są one podejrzane i nie służą praniu pieniędzy.

Sankcje za brak procedur AML

Brak wdrożenia odpowiednich procedur AML w biurze rachunkowym może skutkować poważnymi konsekwencjami. Organy nadzoru mogą nałożyć sankcje administracyjne na biuro rachunkowe, w tym:

• Grzywny – nałożenie kar finansowych za niedopełnienie obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy.
• Ograniczenie działalności – w przypadku poważnych uchybień możliwe jest czasowe lub stałe zawieszenie działalności biura rachunkowego.
• Odpowiedzialność cywilna i karna – w skrajnych przypadkach pracownicy biura rachunkowego mogą ponieść odpowiedzialność karną za nieprzestrzeganie procedur AML.

Szkolenia z zakresu AML

Szkolenia z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy są obowiązkowe dla wszystkich pracowników biur rachunkowych. Takie kursy mają na celu:

• Zwiększenie świadomości – szkolenie pracowników biura rachunkowego pozwala na rozpoznanie niebezpiecznych transakcji, które mogą być związane z praniem pieniędzy.
• Zrozumienie przepisów prawnych – pracownicy muszą być świadomi obowiązków prawnych, które ciążą na biurze rachunkowym, aby unikać nieświadomego naruszenia prawa.
• Procedury postępowania – szkolenie zapewnia pracownikom wiedzę na temat tego, jak reagować w przypadku podejrzenia o pranie pieniędzy.

Korzyści z wdrożenia procedur AML

Pomimo tego, że wdrożenie procedur AML wiąże się z dodatkowymi kosztami, jest to inwestycja, która przynosi wiele korzyści. Obejmuje to:

• Bezpieczeństwo prawne – biura rachunkowe, które przestrzegają procedur AML, mogą uniknąć konsekwencji prawnych związanych z nieprzestrzeganiem przepisów.
• Ochrona reputacji – wdrożenie procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy wzmacnia wizerunek biura rachunkowego jako profesjonalnej i odpowiedzialnej firmy.
• Zwiększenie zaufania klientów – klienci biur rachunkowych mają większe zaufanie do firm, które przestrzegają standardów antyprania pieniędzy, co może prowadzić do pozyskania nowych zleceń.

Podsumowanie

Wdrożenie procedur AML w biurach rachunkowych jest nie tylko obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa, ale także krokiem ku większej odpowiedzialności i profesjonalizmowi. Zwiększenie świadomości w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz regularne szkolenie pracowników jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami i uniknięcia poważnych konsekwencji prawnych.

Celem stworzenia KRZ było umożliwienie lepszego kontrolowania stanu zadłużenia w Polsce, zarówno na poziomie osób fizycznych, jak i prawnych. Rejestr ma wspierać procesy wychodzenia z trudnej sytuacji finansowej oraz usprawniać procedury restrukturyzacyjne i upadłościowe. Jest to także narzędzie zwiększające bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, ponieważ umożliwia łatwiejsze weryfikowanie stanu finansowego potencjalnych kontrahentów. Dzięki KRZ przedsiębiorcy oraz instytucje finansowe mogą szybko sprawdzić, czy dany podmiot jest obciążony długami, które mogą wpłynąć na jego zdolność do regulowania zobowiązań.

W rejestrze znajdują się dane o osobach fizycznych, firmach i jednostkach organizacyjnych, które uczestniczą w postępowaniach upadłościowych, restrukturyzacyjnych, egzekucyjnych lub które zostały objęte zakazem prowadzenia działalności gospodarczej. Obejmuje to także przypadki, gdy egzekucja sądowa lub administracyjna została umorzona z powodu jej bezskuteczności. W przypadku osób fizycznych, KRZ zawiera także informacje o postępowaniach dotyczących egzekucji alimentów lub innych należności budżetowych, jeżeli dłużnik zalega z płatnościami przez dłuższy czas.

Rejestr zawiera szereg szczegółowych informacji, takich jak imię i nazwisko dłużnika, nazwa firmy, numer NIP, PESEL oraz miejsce zamieszkania lub siedziby firmy. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, ujawniane są również dane dotyczące rodzaju postępowania, numeru sprawy oraz sądu prowadzącego postępowanie. Istnieją także informacje o zabezpieczeniu majątku dłużnika, takich jak ustanowienie tymczasowego nadzorcy sądowego lub zarządcy. KRZ zawiera także informacje o wszczęciu postępowania upadłościowego, restrukturyzacyjnego oraz o decyzjach dotyczących planów spłat wierzycieli.

Dzięki temu systemowi możliwe jest szybkie pozyskanie informacji na temat toczących się spraw i sytuacji finansowej danej osoby lub firmy. System jest ogólnodostępny, a dane w nim zawarte można przeglądać za darmo przez Internet. Portal jest intuicyjny i umożliwia łatwe wyszukiwanie dłużników na podstawie takich danych jak imię i nazwisko, nazwa firmy, PESEL, NIP czy sygnatura akt sprawy.

KRZ funkcjonuje na kilku różnych portalach, które są przeznaczone dla różnych grup użytkowników. Pierwszy to Portal Publiczny, dostępny dla każdego, bez konieczności rejestracji. Pozwala on na przeglądanie danych dotyczących dłużników, jednak nie umożliwia składania wniosków czy korespondencji. Drugi to Portal Użytkownika Zarejestrowanego, na którym po rejestracji użytkownik może składać wnioski i przeglądać akta spraw. Dla organów administracji publicznej stworzono Rejestr dla Organów Administracji Publicznej, który pozwala na zamieszczanie informacji o dłużnikach w rejestrze. Czwarty portal to Portal Użytkowników Branżowych, przeznaczony dla nadzorców, syndyków i zarządców, którzy wykonują czynności w postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych.

Warto podkreślić, że Krajowy Rejestr Zadłużonych nie jest tym samym, co Krajowy Rejestr Długów (KRD). KRD to system, który dotyczy osób i firm, które zalegają z płatnościami względem swoich wierzycieli, takich jak banki czy dostawcy usług. KRD skupia się głównie na niezapłaconych kredytach, ratach czy fakturach, natomiast KRZ dotyczy dłużników, wobec których prowadzone są postępowania sądowe, takie jak upadłość, restrukturyzacja czy egzekucja.

Dane zawarte w KRZ mogą być usuwane, ale tylko po upływie określonego czasu od zakończenia postępowania. Zgodnie z ustawą, informacje o dłużniku przestają być publicznie dostępne po 10 latach od zakończenia postępowania lub po trzech latach, jeśli postępowanie zakończyło się zatwierdzeniem układu lub umorzeniem zobowiązań.

KRZ stanowi istotne narzędzie w monitorowaniu sytuacji finansowej dłużników, umożliwiając szybkie i łatwe sprawdzenie, czy dany podmiot figuruje w rejestrze. Z tego systemu korzystają nie tylko przedsiębiorcy i instytucje finansowe, ale również osoby prywatne, które chcą sprawdzić, czy nie znajdują się w rejestrze dłużników. Dzięki Krajowemu Rejestrowi Zadłużonych można w sposób przejrzysty i łatwy uzyskać dostęp do istotnych informacji, co poprawia bezpieczeństwo transakcji gospodarczych i finansowych w Polsce.

Kluczowe informacje zarządcze w biurze rachunkowym

1.Efektywność pracy zespołu

• Monitorowanie liczby wykonanych operacji przez poszczególnych księgowych.
• Analiza ilości przetworzonych dokumentów i czasu poświęconego na realizację zadań.
• Weryfikacja liczby nadgodzin oraz ich przyczyn.

Moduł systemu eSZOK umożliwia śledzenie aktywności pracowników i delegowanie zadań, co pozwala optymalizować obciążenie pracą i poprawiać efektywność zespołu.

2.Rozliczenia i przychody

• Zestawienie kwot faktur za księgowość według opiekuna księgowego
• Zestawienie kwot faktur za księgowość według opiekuna kadrowego
• Zestawienie kwot za zadania dodatkowe według wykonującej osoby
• Podsumowanie liczby dokumentów pobieranych wg firmy dla każdego opiekuna księgowego
• Zestawienie wykonanych usług wg kontrahenta
• Zestawienie wykonanych usług wg parcownika
• Automatyczne generowanie faktur dla klientów oraz zarządzanie umowami.

Funkcjonalność eSZOK pozwala na bieżąco analizować rentowność klientów i usług, dzięki czemu biuro może dostosować swoje ceny oraz warunki współpracy do realnych kosztów obsługi.

3.Zarządzanie obowiązkami i terminami

• Planowanie i monitorowanie realizacji obowiązków księgowych.
• Śledzenie terminów deklaracji podatkowych i innych zobowiązań klientów.
• Kontrola procesów obsługi klienta i jakości świadczonych usług.

Moduł eSZOK umożliwia organizację pracy całego biura poprzez terminarz oraz system przypomnień, zapewniając, że żadne kluczowe zadanie nie zostanie pominięte.

4.Rotacja klientów i analiza ich potrzeb

Dzięki eSZOK można łatwo monitorować lojalność klientów i wprowadzać zmiany, które zapobiegają ich odejściu. System pozwala również agregować dane o klientach i przedstawiać je w czytelnej formie, ułatwiając podejmowanie decyzji biznesowych.

Dlaczego warto korzystać z eSZOK do analizy zarządczej?

Zarządzanie biurem i rozliczenie klienta to kompleksowe narzędzie, które znacząco usprawnia procesy analityczne i zarządcze w biurach rachunkowych. Automatyzacja procesów rozliczeniowych, monitorowanie pracy zespołu to kluczowe elementy, które pomagają biurom rachunkowym osiągać lepsze wyniki. Wykorzystanie tego rozwiązania pozwala na podejmowanie świadomych decyzji opartych na realnych danych, co przekłada się na zwiększenie konkurencyjności i efektywności biura.

Podsumowując, informacje zarządcze stanowią fundament skutecznego zarządzania biurem rachunkowym. Dzięki systemowi eSZOK, analizy stają się bardziej dostępne, przejrzyste i użyteczne, co pozwala biurom rachunkowym skupić się na dalszym rozwoju i doskonaleniu swoich usług.

Obecnie zarówno międzynarodowe, jak i krajowe instytucje rozliczeniowe pracują nad wdrożeniem ISO 20022 we wszystkich systemach płatniczych. Zmiany te obejmą zarówno transakcje międzynarodowe, jak i krajowe.

Nowy format płatności

Obecnie na rynku funkcjonuje wiele różnych formatów płatności. Docelowo wszystkie zostaną zastąpione przez standard ISO 20022.

Nowy format przelewów wyróżnia się następującymi cechami:

• Uniwersalność – obejmuje zarówno instytucje krajowe, jak i międzynarodowe,
• Powszechność – format XML zapewnia elastyczność i łatwość interpretacji danych,
• Spójność struktury – ujednolicone słowniki i modele danych usprawniają wymianę informacji,
• Elastyczność – możliwość dostosowania systemu do lokalnych wymagań,
• Interoperacyjność – ułatwia komunikację pomiędzy różnymi systemami finansowymi na świecie.

Harmonogram wdrożenia

Według aktualnych danych na koniec 2024 roku obowiązują następujące terminy wdrożenia standardu (mogą one ulec zmianie):

• Przelewy w EUR – okres przejściowy trwa, pełne przejście na nowy format planowane na listopad 2025 r.,
• Przelewy międzynarodowe (inne waluty niż EUR) – okres przejściowy trwa, całkowite wdrożenie do listopada 2026 r.,
• Przelewy wysokokwotowe krajowe – okres przejściowy od kwietnia 2025 r., pełne wdrożenie planowane na listopad 2026 r.,
• Przelewy krajowe – zmiany od 2027 r., szczegółowe informacje zostaną podane w późniejszym terminie.

Kluczowe zmiany w przelewach

Nowy format przelewów zgodny z ISO 20022 wymaga podawania bardziej szczegółowych danych. Przykładowo:

• Dane adresowe kontrahenta muszą być wprowadzone w sposób ustrukturyzowany, obejmując oddzielne pola dla kodu pocztowego, miasta, ulicy, numeru budynku oraz kraju. W niektórych przypadkach podanie kraju i miasta będzie obowiązkowe
• Nowa struktura umożliwia dodanie dodatkowych stron transakcji – oprócz podstawowych danych o nadawcy i odbiorcy mogą pojawić się informacje o inicjatorze płatności, pierwotnym zleceniodawcy oraz ostatecznym beneficjencie.
• W przypadku wyciągów bankowych nastąpi stopniowe przejście z obecnych formatów na nową strukturę raportów. Starsze formaty pozostaną dostępne, ale mogą nie zawierać pełnych informacji o transakcjach.

Przygotowanie do zmian

Aby dostosować się do nowych standardów, zarówno banki, jak i przedsiębiorstwa powinny podjąć odpowiednie kroki:

1. Weryfikacja baz kontrahentów – sprawdzenie, czy dane adresowe są kompletne, szczególnie kraj i miasto.
2. Informowanie kontrahentów – zwłaszcza tych spoza Unii Europejskiej, o konieczności podawania pełnych danych adresowych nadawcy i odbiorcy.
3. Kontakt z bankiem – uzyskanie informacji o harmonogramie wdrożenia ISO 20022 oraz możliwościach eksportu i importu przelewów w formacie XML.

Korzyści z wdrożenia

Ujednolicona struktura danych zwiększy efektywność przetwarzania transakcji i ograniczy możliwość błędnej interpretacji. Stopniowe wprowadzanie zmian pozwoli na płynne dostosowanie się zarówno instytucji finansowych, jak i ich klientów do nowego standardu.

Strefa Pracownika wprowadza również funkcje niezbędne z perspektywy prawa, takie jak zgłoszenia sygnalisty, które spełniają wymagania ustawowe o przeciwdziałaniu nadużyciom oraz ochronie osób zgłaszających nieprawidłowości. Ponadto, Strefa jest zgodna z regulacjami AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy), co stanowi istotny element w kontekście biur rachunkowych, które muszą spełniać określone wymogi prawne

W przeciwieństwie do innych systemów dostępnych na rynku, Strefa Pracownika eSZOK wyróżnia się łatwością obsługi i integracją z Comarch ERP Optima. Brak limitowanego, odpłatnego dostępu uzależnionego od ilości pracowników czy ilości firmy, którym biuro rachunkowe chce dać dostęp do Strefy Pracownika, jak ma to miejsce w wielu konkurencyjnych rozwiązaniach, stanowi kolejny atut systemu eSZOK.

Korzyści z implementacji Strefy Pracownika:

1. Samodzielność Pracowników – Umożliwia pracownikom samodzielne zarządzanie swoimi danymi osobowymi, urlopami i wnioskami, co redukuje obciążenie działu HR i zwiększa efektywność.
2. Zwiększenie Przejrzystości – Pracownicy mają pełen wgląd w swoje dane, co zwiększa zaufanie do systemu i poprawia komunikację z pracodawcą.
3. Bezpieczeństwo i Zgodność – System zapewnia pełną zgodność z przepisami prawa pracy oraz regulacjami RODO, dzięki czemu firmy mogą mieć pewność, że dane pracowników są przechowywane w sposób bezpieczny i zgodny z wymogami.
4. Bez Dodatkowych Opłat – W przeciwieństwie do wielu konkurencyjnych rozwiązań, Comarch ERP Optima nie pobiera dodatkowych opłat licencyjnych wynikających z ilości korzystających pracowników ze Strefy Pracownika, co czyni system bardziej opłacalnym.
5. Integracja z Comarch ERP Optima – integracja z systemem ERP pozwala na szybkie i bezbłędne aktualizowanie danych między różnymi obszarami działalności firmy, co zapewnia spójność informacji.

Podsumowując, Strefa Pracownika to potężne narzędzie, które z pewnością usprawni zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie, poprawiając zarówno efektywność procesów, jak i satysfakcję pracowników. Daje to przedsiębiorstwom możliwość skoncentrowania się na strategii, bez konieczności zarządzania skomplikowanymi systemami czy dodatkowymi kosztami. Warto skorzystać z dostępnego DEMO na stronie www.eszok.pl, aby osobiście przekonać się o możliwościach tego narzędzia.

Kalendarz podatnika na 2025 rok – najważniejsze daty

Kalendarz podatnika na 2025 rok jest pełen terminów, które przedsiębiorcy muszą mieć na uwadze. Poniżej przedstawiamy kluczowe daty, które dotyczą zarówno podatku dochodowego (PIT, CIT), jak i podatku VAT.

Jak działa OCR w eSZOK?

Podatek PIT i CIT:
Zarówno osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jak i osoby prawne muszą regularnie wpłacać zaliczki na podatek dochodowy. W przypadku PIT-u, zaliczki należy wpłacać do 20. dnia każdego miesiąca, natomiast w przypadku CIT-u – również do 20. dnia miesiąca. Płatność VAT-u natomiast odbywa się do 25. dnia każdego miesiąca. Warto dodać, że jeśli termin zapłaty przypada na dzień wolny od pracy, obowiązek zapłaty przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

PIT-28, PIT-36, PIT-37 – zeznania roczne:
W zależności od formy opodatkowania, przedsiębiorcy muszą złożyć odpowiednie deklaracje roczne. Przykładowo, PIT-28, dotyczący ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, należy złożyć do 30 kwietnia 2025 r., jednak termin zapłaty podatku za grudzień 2024 roku upływa już 20 stycznia 2025 roku. Z kolei dla PIT-36, PIT-37 i innych form, ostateczny termin złożenia deklaracji przypada na 30 kwietnia.

Płatności podatków na mikrorachunek podatkowy:
Ważnym aspektem systemu podatkowego w Polsce jest mikrorachunek podatkowy, który przedsiębiorcy muszą wykorzystywać do dokonywania wpłat. Każdy podatnik ma przypisany indywidualny numer mikrorachunku, który zawiera numer NIP przedsiębiorcy. Jest to stały numer, który nie zmienia się nawet w przypadku zmiany właściwego urzędu skarbowego.

Jak system eSZOK pomaga w organizacji obowiązków podatkowych?
Chociaż wszystkie terminy są z góry określone, to organizacja procesu ich realizacji może stanowić wyzwanie, zwłaszcza w przypadku większych firm, które prowadzą wiele transakcji i posiadają zróżnicowane obowiązki podatkowe. Na szczęście, istnieją rozwiązania, które automatyzują te procesy i wspierają przedsiębiorców w monitorowaniu nadchodzących terminów. Jednym z takich rozwiązań jest system eSZOK, który został zintegrowany z oprogramowaniem Comarch ERP Optima.

Przypomnienia o terminach:
Dzięki systemowi eSZOK, przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że nie zapomną o żadnym kluczowym terminie. System automatycznie wysyła powiadomienia o nadchodzących datach płatności podatków, jak również przypomnienia o konieczności złożenia deklaracji podatkowych. To oznacza, że przedsiębiorcy nie muszą na własną rękę śledzić kalendarza podatkowego, ponieważ system zrobi to za nich.

Zautomatyzowane wysyłanie deklaracji i płatności:
Korzystając z integracji Comarch ERP Optima z systemem eSZOK, przedsiębiorcy mają możliwość zautomatyzowanego przesyłania deklaracji podatkowych do urzędów skarbowych oraz realizowania płatności. Dzięki temu, cała procedura rozliczeń podatkowych staje się prostsza i mniej czasochłonna.

Optymalizacja procesu księgowania:
System eSZOK pomaga również w monitorowaniu płatności, dzięki czemu księgowi mają pełną kontrolę nad wpłatami i deklaracjami. Automatyczne raportowanie stanu rozliczeń pozwala na szybkie wychwycenie ewentualnych opóźnień lub niezgodności, co minimalizuje ryzyko pomyłek.

W jaki sposób integracja z Comarch ERP Optima wpływa na firmowe finanse?

System eSZOK w pełni zintegrowany z Comarch ERP Optima pozwala na synchronizację danych z systemem księgowym i finansowym przedsiębiorstwa. Oznacza to, że wszystkie dane o transakcjach i płatnościach są automatycznie przekazywane do systemu eSZOK, co umożliwia bieżące śledzenie zobowiązań podatkowych i ich terminów. Kiedy nadchodzi czas płatności, system przypomina o konieczności uregulowania zobowiązań, a także pozwala na szybkie przesyłanie płatności do urzędów skarbowych.

Dzięki integracji, przedsiębiorcy mogą uniknąć problemów związanych z zapomnianymi płatnościami lub opóźnieniami, co bezpośrednio wpływa na poprawę płynności finansowej firmy. Regularne i terminowe wpłaty podatków są kluczowe dla utrzymania dobrych relacji z urzędami skarbowymi, a także zapobiegają karom za nieterminowe wpłaty.

Podsumowanie

Zarządzanie terminami podatkowymi to jedno z najważniejszych zadań, z którym borykają się przedsiębiorcy. Dobre oprogramowanie, takie jak system eSZOK zintegrowany z Comarch ERP Optima, może znacząco ułatwić ten proces, automatyzując monitorowanie ważnych dat, wysyłanie przypomnień oraz generowanie płatności i deklaracji. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwoju firmy, mając pewność, że ich obowiązki podatkowe są zawsze na czas.

Zarządzanie podatkami staje się prostsze, gdy korzystamy z nowoczesnych rozwiązań IT, które pomagają nie tylko oszczędzać czas, ale również minimalizować ryzyko błędów i opóźnień, które mogą kosztować firmę.

Czym jest OCR i jak działa w eSZOK?

OCR, czyli rozpoznawanie znaków optycznych, to technologia, która pozwala na automatyczne odczytywanie tekstu z dokumentów. W eSZOK OCR umożliwia:

• automatyczne rozpoznawanie danych na fakturach,
• wprowadzanie informacji do rejestrów VAT,
• przenoszenie odczytanych danych do Comarch ERP Optima,
• redukcję błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych,
• skrócenie czasu przetwarzania dokumentów.

Jak działa OCR w eSZOK?

Podwyższenie limitu ma na celu:

1. Skanowanie dokumentu – użytkownik dostarcza zeskanowaną fakturę w formacie PDF, JPG lub PNG.
2. Rozpoznawanie tekstu – system analizuje dokument i przekształca zawarte na nim znaki w tekst edytowalny.
3. Przetwarzanie danych – OCR identyfikuje kluczowe informacje, takie jak NIP, data wystawienia i sprzedaży, termin płatności, stawka VAT, kwota netto i brutto.
4. Weryfikacja i poprawki – system stosuje algorytmy sztucznej inteligencji do dopasowania danych do odpowiednich pól w systemie księgowym.
5. Eksport do Comarch ERP – poprawnie odczytane dane są przesyłane do systemu ERP Optima, eliminując konieczność ręcznego przepisywania faktur.

Główne korzyści stosowania OCR w eSZOK

1.Oszczędność czasu i eliminacja błędów
Tradycyjne ręczne wprowadzanie faktur do systemu jest czasochłonne i podatne na błędy ludzkie. OCR automatyzuje ten proces, zmniejszając ryzyko pomyłek i znacznie przyspieszając wprowadzanie dokumentów.

2.Integracja z Comarch ERP
Dzięki integracji z systemem ERP Optima dane mogą być automatycznie przesyłane do odpowiednich rejestrów, co przyspiesza proces księgowania. Oznacza to mniej pracy dla księgowych i większą efektywność w zarządzaniu dokumentacją.

3.Możliwość uczenia OCR – trzy metody

System eSZOK oferuje trzy poziomy strojenia OCR, pozwalające na dostosowanie rozpoznawania dokumentów do indywidualnych potrzeb firmy:

• AI 1.0 – kodowanie maszynowe: Określanie algorytmów rozpoznawania.,
• AI 2.0 – uczenie z nauczycielem: Użytkownik wskazuje systemowi miejsce na fakturze, z którego ma pobierać informacje.
• AI 3.0 – uczenie ze wzmocnieniem: System samodzielnie poprawia wyniki na podstawie wcześniejszych błędów i poprawek.

4.Obsługa różnorodnych dokumentów

OCR w eSZOK obsługuje szeroki wachlarz dokumentów księgowych, takich jak:

• faktury VAT,
• faktury uproszczone z NIP
• dokumenty do ED np. paragony,rachunki za media itp.

Jak skutecznie stosować OCR w eSZOK?

Aby uzyskać najwyższą skuteczność rozpoznawania dokumentów, warto stosować następujące kroki:

1. Zapewnij czytelny skan – dokument powinien być wyraźny i dobrze oświetlony.
2. Sprawdź poprawność rozpoznanych danych – w razie potrzeby wprowadź korekty.
3. Stosuj odpowiednie metody uczenia OCR – dopasuj najlepszy poziom AI do potrzeb firmy.
4. Optymalizuj procesy księgowe – integracja OCR z Comarch Optima pozwala na jeszcze lepsze zarządzanie danymi.
5. Wykorzystaj możliwości personalizacji – system pozwala na dostosowanie algorytmów rozpoznawania do specyfiki dokumentów w Twojej firmie.

Jakie są przyszłościowe zastosowania OCR?

OCR to technologia, która stale się rozwija. W przyszłości możemy spodziewać się jeszcze większej skuteczności w rozpoznawaniu dokumentów odręcznych. Obecnie systemy AI potrafią odczytywać tekst pisany ręcznie, ale często mają problem z niestandardowym pismem czy dokumentami o niskiej jakości skanu. Dzięki dalszemu postępowi w dziedzinie deep learningu możliwe będzie jeszcze lepsze rozpoznawanie i interpretacja odręcznych zapisów, co pozwoli na automatyczne księgowanie nawet tych dokumentów, które wcześniej wymagały manualnej transkrypcji.

Rozwój technologii OCR idzie również w kierunku integracji z systemami AI do analizy trendów w księgowości. Nie chodzi już tylko o przekształcanie obrazu w tekst, ale również o inteligentne przetwarzanie informacji i ich analizę. W przyszłości OCR będzie w stanie nie tylko odczytywać dokumenty, ale także sugerować poprawki, wykrywać podejrzane transakcje i analizować zmieniające się wzorce finansowe firmy. Takie rozwiązania pozwolą na jeszcze lepsze zarządzanie finansami i optymalizację procesów księgowych.

Kolejnym ważnym aspektem jest rozwój funkcji automatycznej weryfikacji poprawności danych. W przyszłości OCR będzie mógł samodzielnie porównywać informacje z bazami danych kontrahentów, sprawdzać poprawność numerów NIP, weryfikować kwoty na fakturach i wykrywać ewentualne błędy w terminach płatności. Tego typu funkcjonalność pozwoli na dalszą automatyzację księgowości i wyeliminowanie wielu czasochłonnych zadań, które obecnie wymagają ręcznej kontroli.

Warto także wspomnieć o potencjalnym połączeniu OCR z technologią blockchain. Dzięki temu dokumenty księgowe mogłyby być zapisywane w sposób bezpieczny i niemożliwy do zmiany, co znacząco zwiększyłoby transparentność transakcji. Blockchain w połączeniu z OCR mógłby umożliwić automatyczne tworzenie audytowalnych zapisów finansowych, co ułatwiłoby pracę biur rachunkowych i organów kontrolnych.

Ostatnim, ale równie istotnym kierunkiem rozwoju jest integracja OCR z chatbotami i asystentami głosowymi. Możliwość dyktowania treści dokumentów, które następnie byłyby automatycznie konwertowane do formy cyfrowej i księgowane w systemie, mogłaby zrewolucjonizować sposób pracy w księgowości. OCR w połączeniu z systemami rozpoznawania mowy otworzyłby nowe możliwości dla firm, które chcą jeszcze bardziej zautomatyzować swoje procesy księgowe.

OCR w eSZOK pozwala na automatyzację wprowadzania dokumentów i optymalizację pracy działu księgowego. Dzięki trzem poziomom strojenia system może być precyzyjnie dostosowany do specyfiki każdej firmy, co znacznie przyspiesza i usprawnia procesy księgowe. Wdrożenie tej technologii pozwala na eliminację błędów, oszczędność czasu oraz zwiększenie efektywności pracy w działach finansowych i księgowych.

Nowoczesna komunikacja online w biurze rachunkowym
Każde biuro rachunkowe potrzebuje wydajnego sposobu na utrzymywanie stałego kontaktu ze swoimi klientami. Pulpit Klienta w eSZOK to aplikacja webowa, która eliminuje konieczność korzystania z wielu różnych narzędzi do komunikacji. Wszystko odbywa się w jednym miejscu, a klient i biuro rachunkowe mogą w czasie rzeczywistym wymieniać informacje. Znika problem zaginionych wiadomości czy braku odpowiedzi na ważne pytania. Każda interakcja zostaje zachowana, co pozwala na lepsze zarządzanie sprawami księgowymi, podatkowymi i kadrowymi. Możesz zobaczyć jak działa TUTAJ.

Pełna kontrola nad dokumentami dzięki wbudowanemu czatowi
Wymiana dokumentów bywa jednym z najbardziej problematycznych aspektów współpracy między biurem rachunkowym a klientem. Tradycyjne metody przesyłania plików e-mailem powodują zamieszanie i utrudniają szybkie reagowanie na pytania dotyczące przesłanych dokumentów. Pulpit Klienta w eSZOK rozwiązuje ten problem poprzez dedykowany czat do każdego dokumentu. To oznacza, że można zadawać pytania, komentować oraz wyjaśniać wątpliwości bezpośrednio przy danym pliku. Nie trzeba już szukać historii rozmów w e-mailach ani dzwonić do biura rachunkowego w celu uzyskania dodatkowych informacji.

Skuteczna organizacja zadań i wyjaśnień
Pulpit Klienta umożliwia tworzenie zadań, do których można przypisać konkretnych użytkowników oraz prowadzić rozmowy dotyczące danego tematu. To oznacza, że każde zagadnienie ma swoje miejsce w systemie, a wszyscy zaangażowani w dany temat mogą szybko się do niego odnieść. Dzięki temu organizacja pracy biura rachunkowego staje się bardziej efektywna, a klienci nie muszą martwić się, że ich pytania pozostaną bez odpowiedzi.

Wygodna komunikacja z dowolną osobą w biurze
Współczesne biura rachunkowe obsługują różne działy – księgowość, podatki, kadry i płace. Każdy klient ma inne potrzeby, dlatego możliwość komunikowania się z konkretnymi osobami w biurze to ogromna zaleta. Pulpit Klienta w eSZOK pozwala na kontakt z dowolnym pracownikiem biura, co eliminuje konieczność przechodzenia przez sekretariat czy przekierowań telefonicznych. Każda osoba może od razu skontaktować się z odpowiednim specjalistą, co znacznie przyspiesza rozwiązywanie spraw.

Możliwość tworzenia grup tematycznych
Współpraca w większych zespołach wymaga dobrej organizacji i struktury. Pulpit Klienta umożliwia tworzenie grup dyskusyjnych, dzięki czemu można łatwo zarządzać tematami związanymi z różnymi aspektami działalności firmy. Przykładowo, jedna grupa może dotyczyć spraw kadrowych, inna podatków, a kolejna rozliczeń rocznych. Klienci mogą brać udział w tych dyskusjach, które ich dotyczą, co sprawia, że komunikacja jest bardziej przejrzysta i efektywna.

Powiadomienia, które dbają o terminowość
Dzięki systemowi powiadomień użytkownicy nie muszą martwić się o przeoczenie istotnych wiadomości. Powiadomienia mogą być wysyłane e-mailem, SMS-em lub jako komunikaty systemowe w aplikacji. To oznacza, że zarówno biuro rachunkowe, jak i klienci zawsze są na bieżąco z najważniejszymi sprawami. System automatycznie przypomina o terminach, nowych dokumentach do przejrzenia czy zadaniach do wykonania, co zwiększa efektywność współpracy.

Archiwizacja i historia korespondencji dla lepszej przejrzystości
Wszystkie wiadomości, dokumenty i zadania pozostają zapisane w systemie, dzięki czemu każda strona może w dowolnym momencie wrócić do wcześniejszych ustaleń. To oznacza koniec zgubionych e-maili i konieczności ponownego wyjaśniania tych samych kwestii. Historia korespondencji pomaga szybko znaleźć odpowiedzi na nurtujące pytania i znacząco usprawnia procesy biznesowe.

Jak skorzystać z Pulpitu Klienta?
Każde biuro rachunkowe może przetestować system, korzystając z wersji demo dostępnej pod adresem: DEMO Pulpitu Klienta. Po zalogowaniu się do systemu można przetestować wszystkie funkcjonalności i zobaczyć, jak bardzo narzędzie może usprawnić codzienną pracę.

Pulpit Klienta w eSZOK to wszechstronne narzędzie, które całkowicie zmienia sposób, w jaki biura rachunkowe komunikują się ze swoimi klientami. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest szybkie i efektywne przekazywanie informacji, eliminacja chaosu informacyjnego i optymalizacja pracy. Jeśli chcesz usprawnić komunikację w swoim biurze rachunkowym i zapewnić klientom nowoczesne narzędzie do współpracy, wypróbuj Pulpit Klienta już dziś!

Aż 66% badanych wskazało, że śledzenie zmian w przepisach prawnych zajmuje im najwięcej czasu, a 58% respondentów z biur rachunkowych uznało, że najbardziej uciążliwe jest ręczne wprowadzanie dokumentów do systemu.

Odpowiedzią na te problemy jest automatyzacja procesów księgowych. Czy Twoje biuro jest gotowe na tę transformację?

Dlaczego automatyzacja jest niezbędna?

1. Oszczędność czasu i eliminacja błędów
Automatyzacja pozwala na szybkie i precyzyjne wprowadzanie danych z faktur oraz innych dokumentów księgowych. Według raportu Wolters Kluwer, 49% biur rachunkowych wdrożyło narzędzia OCR do automatycznego odczytu dokumentów, co pozwala na ograniczenie liczby błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych. W firmach księgowych, które przetwarzają miesięcznie od 2000 do 4999 dokumentów, każda godzina oszczędzona na manualnym wprowadzaniu danych to realna korzyść dla przedsiębiorstwa.

2. Lepsza komunikacja z klientem
Aż 61% biur rachunkowych wdrożyło narzędzia do komunikacji online z klientem. Ułatwia to szybkie przekazywanie dokumentów oraz informowanie o zmianach w przepisach. Systemy takie jak eSZOK umożliwiają dwukierunkową wymianę danych, eliminując konieczność wysyłania e-maili czy osobistych wizyt w biurze.

3. Redukcja kosztów operacyjnych
78% badanych wskazało oszczędność czasu jako główną korzyść z automatyzacji. Mniejsza liczba prac ręcznych oznacza redukcję kosztów personalnych oraz zwiększenie efektywności pracy zespołu. Ponadto 59% respondentów wskazało na możliwość pracy z dowolnego miejsca, co dodatkowo podnosi elastyczność operacyjną firm rachunkowych.

4. Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Systemy automatyzacji, takie jak eSZOK, pomagają w prowadzeniu dokumentacji zgodnej z wymogami prawnymi, w tym Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który w 2024 roku stanie się obowiązkowy. Obecnie tylko 2% firm korzysta z KSeF, a 70% nie rozpoczęło jeszcze przygotowań do wdrożenia tego systemu. Wdrożenie eSZOK może znacząco przyspieszyć ten proces i ułatwić dostosowanie się do nowych regulacji.

Jak eSZOK zmienia pracę biur rachunkowych?

Automatyzacja wystawiania faktur i rozliczeń
System eSZOK pozwala na automatyczne generowanie faktur, co znacznie usprawnia procesy księgowe. Faktury mogą być wysyłane bezpośrednio do klienta, a płatności monitorowane w czasie rzeczywistym. Według raportu, 53% firm korzystających z automatyzacji wskazało wystawianie faktur jako jedną z najbardziej przydatnych funkcji.

Automatyczne powiadomienia
Dzięki eSZOK można ustawić automatyczne powiadomienia dla klientów o terminach płatności, brakujących dokumentach czy ważnych zmianach w przepisach. Aż 50% badanych uznało, że automatyczna wysyłka wiadomości SMS i e-mail do klientów znacząco poprawia jakość obsługi.

Przenoszenie danych bez błędów
Ręczne przepisywanie danych między systemami to jeden z głównych powodów błędów w księgowości. eSZOK automatycznie synchronizuje dane z Comarch ERP Optima, co znacznie redukuje ryzyko pomyłek. Badania pokazują, że 37% biur rachunkowych wdrożyło systemy automatyzujące zarządzanie biurem, co pozwala na efektywniejsze zarządzanie zadaniami i eliminację manualnej pracy.

Webinar o automatyzacji
Aby lepiej zrozumieć korzyści płynące z automatyzacji, warto obejrzeć webinar „Automatyzacja dla Biur Rachunkowych” dostępny na YouTube: Automatyzacja dla Biur Rachunkowych.

Czy Twoje biuro rachunkowe jest gotowe na zmiany?

Automatyzacja to nie przyszłość – to konieczność. Wdrożenie systemów takich jak eSZOK pozwala na efektywniejsze zarządzanie biurem rachunkowym, oszczędza czas i redukuje błędy. Jeżeli chcesz pozostać konkurencyjny, najwyższy czas na zmianę!

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach automatyzacji i skutecznych wdrożeniach, skontaktuj się z nami. Nie czekaj – przyszłość księgowości zaczyna się dziś!

Wprowadzenie procedury SME

Procedura SME umożliwia małym przedsiębiorstwom korzystanie ze zwolnienia z VAT w innych państwach członkowskich UE. Dzięki temu firmy będą mogły prowadzić działalność transgraniczną na uproszczonych zasadach podatkowych. To istotna zmiana, która ma na celu zmniejszenie biurokracji i ułatwienie ekspansji małych przedsiębiorstw na rynki zagraniczne.

Warunki korzystania z procedury SME
Aby móc skorzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME, przedsiębiorstwo musi spełnić określone wymogi:

• Działalność w kraju, który wdrożył procedurę SME – tylko przedsiębiorstwa zarejestrowane w krajach, które zaimplementowały tę procedurę, mogą z niej korzystać.
• Brak przekroczenia limitu obrotu – przedsiębiorstwo nie może przekroczyć rocznego obrotu 100 000 euro na terenie całej UE (bez VAT) w bieżącym i poprzednim roku.
• Posiadanie numeru identyfikacyjnego EX – przedsiębiorstwo musi posiadać numer identyfikacyjny EX, składający się z kodu kraju (dla Polski: PL), numeru NIP, znaku „-” oraz sufiksu „EX” (np. PL0123456789-EX).
• Zgłoszenie do organów podatkowych – firma musi poinformować odpowiednie organy w kraju, w którym planuje korzystać ze zwolnienia.
• Spełnienie wymogów zwolnienia w danym kraju UE – przedsiębiorstwo musi przestrzegać lokalnych przepisów dotyczących zwolnienia z VAT.

Faktury uproszczone

Przedsiębiorstwa korzystające z procedury SME będą miały możliwość wystawiania faktur uproszczonych, co znacząco zmniejszy ilość wymaganych formalności. Faktury te będą zawierać ograniczoną liczbę danych, w tym:

• Datę wystawienia.
• Numer faktury.
• Dane identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy (imię, nazwisko lub nazwę oraz adresy).
• Nazwę towaru lub usługi.
• Miara i liczba dostarczonych towarów lub zakres świadczonych usług.
• Cenę jednostkową produktu lub usługi.
• Łączną kwotę należności.
• Indywidualny numer identyfikacyjny EX.

Nowe przepisy niosą za sobą wiele korzyści dla małych firm

Poznajmy je!

• Uproszczenie formalności - mniejsza liczba wymagań formalnych związanych z prowadzeniem działalności transgranicznej.
• Zmniejszenie biurokracji - mniej skomplikowane procedury podatkowe.
• Łatwiejsze wystawianie faktur - faktury uproszczone pozwalają na szybsze realizowanie transakcji.
• Zwiększenie konkurencyjności - łatwiejsze prowadzenie działalności na rynkach zagranicznych wspiera rozwój małych przedsiębiorstw.

Dostosowanie do dyrektyw unijnych

Wprowadzenie procedury SME oraz zmiany w zasadach wystawiania faktur VAT są wynikiem dostosowania polskich przepisów do wymogów unijnych dyrektyw. Zmiany te mają na celu wspieranie małych przedsiębiorstw, umożliwiając im rozwój i działanie na rynkach międzynarodowych w bardziej przejrzysty i efektywny sposób.

Co to są e-Doręczenia?

W skrócie – e-Doręczenia to specjalne wirtualne skrzynki pocztowe, które służą do odbierania elektronicznej korespondencji od urzędów. Ważne jest, że nie są to standardowe skrzynki e-mail, ale dedykowane platformy, które zapewniają pełną zgodność z wymaganiami prawnymi. Adres e-Doręczenia będzie obowiązkowy dla większości przedsiębiorców, którzy teraz będą musieli zadbać o założenie takiej skrzynki.

Kto będzie musiał założyć adres do e-Doręczeń?

1.Zawody zaufania publicznego
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek posiadania skrzynki e-Doręczeń dotyczy adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych oraz notariuszy. Dla tych zawodów zmiany są niezbędne, by komunikować się z urzędami w sposób elektroniczny.

2.Nowe podmioty
Od stycznia 2025 r. każda firma, która zakłada działalność gospodarczą, musi posiadać skrzynkę e-Doręczeń. Dotyczy to zarówno osób fizycznych rejestrujących działalność w CEIDG, jak i spółek zakładanych w KRS. Nowo rejestrowane firmy będą musiały podać adres e-Doręczenia już przy składaniu wniosku o wpis.

3.Istniejące firmy
Przedsiębiorcy, którzy już prowadzą działalność gospodarczą, mają nieco więcej czasu na dostosowanie się do nowych przepisów:

• Spółki wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 r. będą musiały posiadać adres e-Doręczenia najpóźniej do 1 kwietnia 2025 r.
• Firmy zarejestrowane w CEIDG będą miały czas na dostosowanie się do nowych wymagań do 1 października 2026 r., o ile nie będą zmieniały danych w CEIDG. W przypadku zmiany danych po 30 czerwca 2025 r., skrzynka e-Doręczenia stanie się obowiązkowa już od 1 lipca 2025 r.

Co zmieniają przepisy dotyczące e-Doręczeń

Wprowadzenie obowiązkowych e-Doręczeń to krok ku cyfryzacji i uproszczeniu komunikacji między przedsiębiorcami a urzędami. Zamiast tradycyjnych listów, korespondencja będzie wysyłana i odbierana w formie elektronicznej, co z pewnością przyspieszy cały proces. Dodatkowo, przedsiębiorcy będą mogli zaoszczędzić czas i uniknąć kolejek na poczcie.Warto jednak podkreślić, że system e-Doręczeń nie zastąpi dotychczasowych portali, takich jak PUE ZUS czy e-Urząd Skarbowy. Będą one nadal funkcjonować obok nowego rozwiązania, choć w przyszłości możliwe jest ich połączenie z e-Doręczeniami.

Dlaczego warto przygotować się na e-Doręczenia?

Nowe przepisy to nie tylko obowiązek, ale także szansa na usprawnienie komunikacji z urzędami. Zamiast czekać na pocztę, przedsiębiorcy będą mogli natychmiastowo otrzymywać dokumenty i zawiadomienia. Ponadto, posiadanie adresu e-Doręczenia z pewnością wpłynie na poprawę organizacji w firmie i przyspieszy załatwianie formalności.

Nowy obowiązek e-Doręczeń to zmiana, która dotknie praktycznie każdego przedsiębiorcę w Polsce. Choć niektóre osoby będą musiały dostosować się do nowych wymagań dopiero za kilka lat, warto już teraz pomyśleć o założeniu odpowiedniej skrzynki i przygotować się do nadchodzących zmian. Dzięki temu będzie można uniknąć zbędnych opóźnień i sprawnie prowadzić działalność gospodarczą w dobie cyfryzacji.

Od 1 stycznia 2025 roku w życie weszły nowe przepisy regulujące obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy użyciu kas rejestrujących. Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani do rejestrowania obrotu za pomocą kas rejestrujących.

Zwolnienia z ewidencji

Pomimo ogólnego obowiązku, przepisy przewidują możliwość skorzystania ze zwolnień. Szczegółowe warunki oraz zakres tych zwolnień określa rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku korzystania z kas rejestrujących.

Nowe rozporządzenie, które obowiązuje od 1 stycznia 2025 roku, wprowadza aktualizacje dotyczące warunków i zakresu zwolnień z obowiązku ewidencjonowania. Warto zapoznać się z jego treścią, aby upewnić się, czy podatnik może skorzystać z przewidzianych ulg.Wprowadzone zmiany mają na celu uproszczenie procedur oraz dostosowanie obowiązków podatników do aktualnych przepisów

Co nowego w eSZOK by CTI?

Nowe funkcjonalności dla użytkowników Pulpitu Klienta

• Zmieniono lokalizację kodu QR dla aplikacji mobilnej, co ułatwia jego pobranie.
• Dodano wideo-pomoc w panelach klienta i administratora, wspierając użytkowników na każdym etapie pracy.
• Wprowadzono blokady na wysyłanie powiadomień do archiwalnych użytkowników, dzięki czemu unikasz zbędnych wiadomości.

Ulepszenia w module Kancelaria

• Nowa opcja konfiguracji nadruków w dokumentach tj.: możliwość ustawienia przezroczystości tabel z dekretami.
• Łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów dzięki dodaniu liczby porządkowej w podglądzie.
• Spolszczenie nazw filtrów oraz usprawnione działanie pasków przewijania.

Optymalizacja modułu OCR

Nowe opcje w zarządzaniu biurem

• Możliwość pobierania szablonów umów i załączników w formacie Word (RTF).
• Nowe opcje powtarzalności obowiązków, w tym „ostatni dzień miesiąca -robo czy”; „ostatni dzień miesiąca”.

Dlaczego warto zaktualizować oprogramowanie?

Nowa wersja eSZOK to więcej funkcji, lepsza wydajność i pełna zgodność z Comarch ERP Optima 2025.2. Dzięki niej:

• zaoszczędzisz czas na codziennych operacjach,
• usprawnisz procesy zarządzania dokumentami,
• zyskasz pewność, że pracujesz na najnowszym i najbardziej zoptymalizowanym rozwiązaniu.

Otrzymałeś Newsletter to zapoznaj się ze wszystkimi wprowadzonymi zmianami oraz zaktualizuj eSZOK już dziś i wykorzystaj nowe możliwości w swojej firmie!

Okres zwolnienia lekarskiego (L4):
Zwolnienie lekarskie liczy się w dniach kalendarzowych, co oznacza, że obejmuje ono wszystkie dni, również wolne od pracy (np. weekendy i święta). Okres zwolnienia rozpoczyna się od dnia wskazanego w zaświadczeniu lekarskim i trwa do ostatniego dnia włącznie.

Zasady naliczania wynagrodzenia za czas L4:
W przypadku niezdolności do pracy spowodowanej chorobą pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego. Wysokość świadczenia zależy od przyczyny niezdolności do pracy oraz jej długości:

• 80% wynagrodzenia przy chorobie,
• 100% wynagrodzenia w przypadku wypadków w pracy lub ciąży.

Pracodawca a obowiązki związane z L4:
Pracodawca zobowiązany jest do uwzględnienia czasu nieobecności w ewidencji czasu pracy oraz w rozliczeniach wynagrodzenia. Zatem niezbędne jest prowadzenie dokładnej dokumentacji nieobecności, co ułatwia kontrolę oraz przestrzeganie przepisów prawa.

Wsparcie w zarządzaniu danymi kadrowymi oferuje eSZOK dla biur rachunkowych
Zarządzanie zwolnieniami lekarskimi oraz innymi nieobecnościami pracowników bywa czasochłonne i podatne na błędy. Właśnie dlatego eSZOK Pulpit Klienta dostarcza innowacyjne narzędzia usprawniające te procesy oraz pomagające w precyzyjnym monitorowaniu danych kadrowych.

System eSZOK Pulpit Klienta w obszarze kadr i płac pozwala użytkownikowi na:

Rejestrację i analizę nieobecności
Łatwe zgłaszanie oraz ewidencjonowanie zwolnień lekarskich, urlopów i innych nieobecności. Zaawansowane analizy, które wskazują wpływ nieobecności na wyniki firmy, wspierając podejmowanie decyzji kadrowych.

Bieżącą kontrolę czasu pracy
Automatyczna aktualizacja ewidencji czasu pracy na podstawie danych o nieobecnościach. Generowanie zestawień obecności i nieobecności w dowolnym przedziale czasowym.

Dla lepszej optymalizacji wkrótce udostępniony zostanie nowy moduł Pulpitu Pracownika

Nowy moduł uprości procesy kadrowe i wprowadzi dodatkowe usprawnienia:

• Pracownicy będą mogli zgłaszać nieobecności, takie jak L4, bezpośrednio w systemie, co przyspieszy obieg informacji.
• Możliwość wglądu w szczegóły umów, limity urlopowe oraz dostęp do e-Teczki poprawi komfort pracy zespołu.
• Automatyzacja składania wniosków urlopowych i pobierania kwitków wypłat pozwoli zaoszczędzić czas zarówno pracownikom, jak i działowi HR.

Dlaczego warto wdrożyć Pulpit Klienta i Pulpit Pracownika?

Oszczędzasz czas i eliminujesz błędy w zarządzaniu nieobecnościami pracownika.

Generujesz dokładne raporty i analizy wspierające decyzje kadrowe i finansowe.

Usprawniasz komunikacji z pracownikami oraz zwiększenie efektywności codziennych działań.

Już teraz zarezerwuj prezentację eSZOK BR już dziś i przekonaj się, jak nasze narzędzia mogą usprawnić zarządzanie kadrami w Twojej firmie.

Skontaktuj się z nami

Zyskaj czas, precyzję i kontrolę nad danymi pracowniczymi.

Co zatem trzeba wziąć pod uwagę, by skutecznie mierzyć i poprawiać rentowność? Warto skupić się na kilku podstawowych aspektach.

Najważniejsze aspekty poprawy rentowności

Regularne monitorowanie takich miar jak marża zysku netto, rentowność operacyjna czy zwrot z inwestycji (ROI) pozwala na ocenę kondycji finansowej firmy. Dane te są podstawą do podejmowania strategicznych decyzji i identyfikacji potencjalnych problemów.

Identyfikacja i redukcja zbędnych wydatków, co w praktyce oznacza kontrole kosztów, przyczynia się do zwiększenia zyskowności. Zarządzanie kosztami to proces, który wymaga ciągłej optymalizacji i skrupulatności.

Usprawnienie operacji wewnętrznych może prowadzić do lepszego wykorzystania zasobów i obniżenia kosztów. Automatyzacja oraz modernizacja procesów biznesowych mają ogromne znaczenie dla poprawy efektywności operacyjnej.

Rozszerzenie oferty produktowej lub wejście na nowe rynki może zwiększyć przychody i stabilność finansową. Przemyślana strategia rozwoju firmy stanowi podstawę długoterminowego sukcesu.

Zarządzanie rentownością z Pulpitem Klienta eSZOK BR

Aby efektywnie zarządzać rentownością, niezbędny jest dostęp do aktualnych i precyzyjnych danych finansowych. Tutaj z pomocą przychodzi Pulpit Klienta w oprogramowaniu eSZOK BR. To zaawansowane, webowe narzędzie, które umożliwia klientom biur rachunkowych wygodne zarządzanie dokumentami oraz bezpośrednią komunikację z biurem.

Dzięki integracji z systemem Comarch ERP Optima, Pulpit Klienta oferuje szeroki wachlarz funkcji, w tym:

Zarządzanie płatnościami

• Podgląd należności i zobowiązań, co umożliwia bieżące kontrolowanie kluczowych danych.
• Automatyczne aktualizacje stanu finansów.
• Dostęp do sekcji Raportów Kasowo/Bankowych umożliwia monitorowanie stanu rozliczeń.
• Generowanie plików z płatnościami do banków usprawnia zarządzanie finansami.

Zaawansowane analizy i raporty